16

assemblée générale

São Paulo, Brésil

7- 10 Mai 2013

Avant-propos

Une assemblée générale est un moment clé dans la vie de l'Agence universitaire de la Francophonie (AUF) ; c'est une occasion unique de rencontrer l'ensemble des représentants des établissements membres de l'Agence. Vous trouverez ci-dessous les principaux éléments qui caractérisent une assemblée générale de l'AUF, sous la formes de questions-réponses, ainsi que les réponses aux questions les plus fréquemment posées à propos de l'organisation pratique de l'assemblée générale.

Qu’est-ce que l’assemblée générale ?

Ce que disent les statuts

Organisée tous les quatre ans, l’assemblée générale est l’organe suprême de l’AUF. Elle réunit tous les établissements membres de l’AUF pour définir la politique générale et les grandes orientations de l’AUF. Elle a également pour rôle d’approuver le rapport d’activité de la période écoulée, élire un président et renouveler la composition de ses instances de gouvernance. Les membres titulaires y disposent d’une voix délibérative, et les membres associés d’une voix consultative.

Pour plus de détails, consultez l’article 2.1 des « statuts de l’AUF »

Ce que ne disent pas les statuts

Pour les institutions membres de l’AUF, l’assemblée générale est devenue une occasion unique de réseautage entre les responsables des 786 établissements adhérents issus de 98 pays différents ; les possibilités de partenariat sont innombrables et aucun autre forum ne permet de passer, dans un laps de temps aussi court, de l’Afrique à l’Asie en passant par les Amériques.

L’assemblée générale est également l’occasion d’échanger sur des problématiques communes aux établissements d’enseignement supérieur, dans un esprit de partage d’informations et d’échanges de bonnes pratiques, par la participation à des tables rondes et à des débats. Elle offre aussi la possibilité d’avoir accès à des conférenciers de haut niveau, de découvrir les universités et le système universitaire du pays hôte et d’assister à la remise de prestigieux prix scientifiques attribués par l’AUF (Jeunes chercheurs pour encourager la relève en recherche et El Fassi pour couronner l’achèvement d’une carrière). Elle se conclura par l’adoption d’une déclaration assortie de recommandations relatives à l’enseignement supérieur.

L’assemblée générale est enfin un moment de découvertes culturelles du pays où elle se tient, au travers des soirées qui sont organisées tout au long de l’évènement et des excursions proposées en clôture de cet important rendez-vous quadriennal, qui sont autant d’occasions de découvertes.

Qui participe à l'assemblée générale?

La participation à l'assemblée générale est réservée au chef d'un établissement membre de l'AUF, membre titulaire comme associé. Le chef d'établissement peut décider de s'inscrire à l'assemblée générale ou, s'il est dans l'impossibilité d'y participer, de mandater un des responsables de son établissement pour le représenter.

Le représentant mandaté peut également venir accompagné à l'assemblée générale. Deux catégories d’accompagnateurs sont alors à distinguer : les accompagnateurs institutionnels, issus du même établissement que le représentant mandaté (par exemple, un vice-recteur, un directeur des relations internationales, etc.), peuvent participer à l’assemblée générale en s’acquittant des frais d’inscription et en prenant en charge leurs frais de transport et de séjour. Le représentant mandaté, tout comme ses accompagnateurs, peut également être accompagné d’un proche (par exemple, un conjoint). Moyennant des frais de participation, ce proche pourra participer aux activités organisées en marge des travaux de l’assemblée générale (soirées, excursions), mais non aux travaux de l’assemblée.

Comment savoir si mon établissement est membre titulaire ou associé de l’AUF?

Il vous suffit de faire une recherche sur l’annuaire des établissements membres disponible sur le site de l’AUF : http://www.auf.org/membres/

Où et quand se tiendra l'assemblée générale?

La 16ᵉ assemblée générale de l'AUF se tiendra du 7 au 10 mai 2013 à São Paulo (Brésil), dans les locaux du Mémorial d'Amérique latine, dessiné par le célèbre architecte Oscar Niemeyer

Comment s’inscrire à l’assemblée générale?

À partir du 15 octobre 2012, chaque chef d’établissement membre recevra une invitation par courrier électronique pour s’inscrire par Internet. Si le chef de l’établissement ne peut se déplacer, il a la possibilité de mandater un représentant pour le remplacer. À l’issue du processus d’inscription en ligne, après s’être acquitté des différents frais afférents, le représentant mandaté pourra ajouter l’adresse électronique du ou des accompagnateurs de son établissement dont il souhaite la participation.

Si l’inscription en ligne ne fonctionne pas, ou que l’invitation par courrier électronique ne vous est pas parvenue, vous pouvez également vous inscrire en remplissant le formulaire disponible à la section « inscription » qui doit être envoyé au secrétariat de l’assemblée générale.

Y a-t-il une date limite d’inscription?

Le 15 mars 2013 est la dernière journée où il sera possible de s’inscrire! Compte tenu du nombre important de membres que compte l’AUF et de la forte affluence touristique que connaît la ville de São Paulo, nous vous recommandons de vous inscrire le plus tôt possible pour garantir votre participation dans les meilleures conditions.

L’inscription à l’assemblée générale est-elle gratuite?

Des frais fixes d’inscription de 330 euros sont demandés à tout participant, représentant mandaté comme accompagnateur institutionnel. Ces frais incluent la mise à disposition d’une mallette du participant, le transport des hôtels réservés par l’AUF vers les lieux des travaux, les repas pris lors de l’assemblée générale ainsi que l’organisation des soirées qui se tiennent en marge de l’assemblée (repas et/ou transport). Le paiement de la totalité de ces frais conditionne la validité de l’inscription à l’assemblée générale.

L’AUF peut-elle prendre en charge mon séjour?

L’AUF peut prendre en charge les frais de transport et de séjour du représentant mandaté d’un établissement membre titulaire d’un pays du Sud, tout comme les frais de séjour du représentant mandaté d’un établissement membre associé du Sud, à trois conditions cumulatives :

  • une demande doit être adressée à l’AUF
  • cette demande doit être acceptée par l’AUF
  • l’AUF fixe les modalités de voyage et de séjour du participant

Le paiement des frais supplémentaires d'hébergement est également nécessaire lorsque le représentant mandaté pris en charge par l'AUF vient accompagné d'un proche.

Même en cas de prise en charge, le paiement des frais d’inscription reste obligatoire.

Aucune prise en charge n’est possible pour la participation aux excursions.

Aucune prise en charge n'est possible pour le(s) accompagnateur(s) du représentant mandaté, qu'il s'agisse du transport ou de l'hébergement.

Puis-je m’inscrire si mon établissement n’est pas à jour de cotisation?

L’inscription à l’assemblée générale est réservée aux membres qui sont à jour des cotisations dues à l’AUF. Aucune dérogation n’est possible, l’article 3.1.2 des statuts prévoit que « Lorsqu’un membre a cessé de payer sa cotisation pendant plus de deux années consécutives, il est considéré comme démissionnaire et ne peut plus être représenté à l’assemblée générale ».

Se mettre à jour de cotisation est très facile, il vous suffit de contacter votre bureau régional ou d’écrire à l’adel affaires-institutionnelles@auf.org

Comment annuler mon inscription ?

Toute demande d’annulation d’inscription doit obéir aux « conditions générales d’annulation »

Qui siège dans les instances de gouvernance de l’AUF?

Le conseil d’administration est composé de 29 membres : d’une part, le président de l’AUF et 16 membres élus parmi les établissements membres lors de l’assemblée générale, d’autre part, le Secrétaire général de la Francophonie et 11 membres désignés parmi les États et gouvernements membres de l’Organisation internationale de la Francophonie (OIF).

Le conseil associatif est composé de 30 membres : le président de l’AUF, les 16 membres universitaires élus au conseil d’administration, sept membres élus par l’assemblée générale sur une base régionale, trois membres désignés parmi les réseaux institutionnels et trois membres désignés parmi les universités membres associés.

À noter que la validité de ces informations est conditionnée par l'adoption, lors de l'assemblée générale, des modifications aux statuts de l'AUF.

Qui peut être candidat lors des élections?

Pour être éligibles, les candidats doivent être recteur, président ou directeur de l’établissement membre ou professeur de l’enseignement supérieur ou chercheur de grade équivalent (directeur de recherche, par exemple) et être inscrits à l’assemblée générale comme représentants mandatés de leur établissement.

Qui a le droit de vote?

Conformément aux statuts, un établissement membre titulaire dispose d’une voix et seul le représentant mandaté peut exercer son droit de vote. Le vote par procuration n’est pas autorisé.

Comment présenter ma candidature?

Les opérations électorales se tiennent sur une base régionale. Les établissements membres sont répartis en sept régions statutaires. Chaque région dispose d’un quota de sièges, fixé en fonction du nombre de membres titulaires que compte celle-ci.

La répartition géographique est la suivante :

  • Afrique : 4
  • Amériques-Caraïbes : 2
  • Asie-Pacifique : 1
  • Europe centrale et orientale : 1
  • Europe de l’Ouest : 5
  • Maghreb : 2
  • Moyen-Orient : 1

C’est sur cette base régionale que les établissements membres se réunissent une demi-journée, pendant l’assemblée générale, pour désigner par consensus ou vote leur candidat à la présidence, au conseil d’administration (dont le nombre dépend du quota régional) et au conseil associatif (à raison d’un membre par région). Les candidatures sont ensuite soumises au vote de l’ensemble des représentants mandatés des établissements membres titulaires, toutes régions confondues.

À noter que la validité de ces informations est conditionnée par l'adoption, lors de l'assemblée générale, des modifications aux statuts de l'AUF

Puis-je me déclarer candidat avant l’assemblée générale?

Les candidats devront se déclarer lors des réunions régionales, qui sont souveraines en la matière. Si vous le souhaitez, et par vos propres moyens, il vous est possible d’approcher les établissements membres de l’AUF pour évoquer votre souhait de siéger à une des instances de l’AUF, mais aucune candidature exprimée avant la tenue des réunions régionales ne sera considérée comme officielle. À noter qu’un candidat qui ne serait pas présenté par sa région lors de ces réunions a toujours la possibilité de présenter, par la suite, une candidature individuelle.

Ai-je besoin d’un visa pour entrer au Brésil?

En règle générale, le Brésil applique la règle de la réciprocité en matière de visa : les pays qui demandent un visa aux ressortissants brésiliens doivent obtenir un visa pour entrer au Brésil.

Il vous appartient de vérifier si vous avez besoin d’un visa, l’AUF déclinant toute responsabilité en la matière. La liste actualisée est disponible sur le site : http://www.portalconsular.mre.gov.br/

À titre informatif, et sous réserve des changements qui pourraient intervenir, les ressortissants des pays suivants n’auraient pas besoin de visa pour entrer au Brésil : Afrique du Sud, Allemagne, Andorre, Argentine, Autriche, Bahamas, Barbade, Belgique, Bolivie, Bulgarie, Chili, Colombie, Corée du Sud, Costa Rica, Croatie, Danemark, Équateur, Espagne, Finlande, France, Grèce, Guatemala, Guyane, Honduras, Hongrie, Hong Kong, Irlande, Islande, Israël, Italie, Liechtenstein, Lituanie, Luxembourg, Macao, Malaisie, Maroc, Monaco, Namibie, Norvège, Nouvelle-Zélande, Ordre Souverain et Militaire de Malte, Panama, Paraguay, Pays-Bas, Pérou, Philippines, Pologne, Portugal, République Tchèque, Roumanie, Royaume Uni de Grande-Bretagne et Irlande du Nord, Russie, Saint-Marin, Salvador, Slovaquie, Slovénie, Suède, Suisse, Suriname, Thaïlande, Trinité-et-Tobago, Tunisie, Turquie, Ukraine, Uruguay, Vatican (Saint-Siège) et Venezuela.

Attention, les autorités brésiliennes ne délivrent pas de visa à l’entrée sur le territoire. Tout voyageur qui a besoin d’un visa et n’en dispose pas à son arrivée à São Paulo se verra refoulé vers sa destination d’origine.

Quelle est la langue de travail de l´assemblée générale ?

Bien que l’usage d’autres langues que le français soit possible dans les activités qui se tiendront en marge de l’assemblée générale, le français est la langue officielle des travaux.

Que faire en cas de problème de santé ou d´accident ?

Vous devez communiquer avec le numéro d’urgence de l’AUF qui vous orientera vers les services appropriés. Vous pouvez également consulter la liste des numéros d’urgence disponible dans la section « Informations pratiques » du site web.

Qui contacter à l’AUF?

Si votre question ne trouve pas réponse dans une rubrique du présent site, tous les renseignements concernant la 16ᵉ assemblée générale (inscription, activités, programme, etc.) peuvent être obtenus en contactant le service des Affaires institutionnelles de l'Agence universitaire de la Francophonie aux coordonnées suivantes :

  • Agence universitaire de la Francophonie
    Secrétariat de l’assemblée générale
    Case postale du Musée
    C.P. 49714
    Montréal, (Québec) H3T 2A5
    Canada
  • Courriel : ag2013@auf.org
    Site : www.ag2013.auf.org

Chaque bureau régional de l'Agence universitaire de la Francophonie compte également un correspondant qui sera en mesure de vous renseigner sur l'organisation de l’assemblée générale :

  • Bureau Afrique centrale et des Grands Lacs
    Correspondante : Mme Sidonie Donfack
    Téléphone : +237 22 23 97 45
    Courriel : sidonie.donfack@auf.org
  • Bureau Afrique de l’Ouest
    Correspondante : Mme Brigitte Parodi
    Téléphone : +221 33 824 29 27
    Courriel : brigitte.parodi@auf.org
  • Bureau des Amériques
    Correspondante : Mme Virginie Mesguich
    Téléphone : +1 514 343 7241
    Courriel : virginie.mesguich@auf.org
  • Bureau Asie-Pacifique
    Correspondante : Mme Nguyen Huong Giang
    Téléphone : +84 (4) 3 824 73 82
    Courriel : nguyen.huong.giang@auf.org
  • Bureau Caraïbe
    Correspondante : Mme Justine Martin
    Téléphone : +509 29 42 67 80
    Courriel : justine.martin@auf.org
  • Bureau Europe centrale et orientale
    Correspondante : Mme Roxana Turcanu
    Téléphone : +40 21 312 12 76
    Courriel : roxana.turcanu@auf.org
  • Bureau Maghreb
    Correspondant : M. Alex Brayle
    Téléphone : +212 (0)537 68 3289
    Courriel : alex.brayle@auf.org
  • Bureau Moyen-Orient
    Correspondante : Mme Cynthia Raad
    Téléphone : +961 1 420 270
    Courriel : cynthia.raad@auf.org
  • Bureau Océan Indien
    Correspondante : Mme Annie Dallaire
    Téléphone : +261 20 22 318 04
    Courriel : annie.dallaire@auf.org

Les éléments présents dans cette section visent à répondre aux questions les plus fréquemment posées autour de l’assemblée générale. Les réponses, qui sont données à titre d’information uniquement, n’ont aucune valeur légale ou réglementaire. Elles n’engagent pas l’AUF et ne peuvent donc pas lui être opposées. Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d'alléger le texte.

Par ailleurs la validité de plusieurs des éléments d’information donnés est conditionnée, en tout ou en partie, par l’adoption par l’assemblée générale des modifications aux statuts proposées par le conseil d’administration de l’AUF.

Partenaires

TV5Monde
Visite São Paulo
Fórum de Assessorias das Universidades Brasileiras para Assuntos Internacionais
Memorial da América Latina
Serviço Social do Comércio
Conselho de Reitores das Universidades Estaduais de São Paulo (Cruesp)
L'Universidade de Sao Paulo
L'Universidade Estadual Paulista